Видове документи в офис работа
Обхват на кабинета като отделна област на дейност включва качествена подготовка на документация и организация на работата с него. В днешния документи участват много и различни видове документи. Всички те изискват правилно проектиране, обработка и съхранение. Документиране дейности помага на фирмите да вземат управленски решения, поведение референтни и информация за работа и счетоводни, в подкрепа на комуникацията с клиентите и партньорите за правна защита на техните права.
От статията ще научите:
- какво документ и какви функции притежава;
- Защо се класифицират документи по вид;
- че е в основата на класирането на документи в офис работа.
Концепция и видове документи
документиране на целите може да се определи, както следва:
- съхранение и натрупване;
- счетоводна информация;
- повторна употреба;
- предаване на други лица;
- връщане към данните на времето;
- доказателство информация;
Каква е документ: същността на понятието
Актуални стандарти в областта на управлението на записи дефинират понятието, както следва:
е информация, записана на материален носител като изисквания за идентификация (ГОСТ 51141-98 Р);
Различните видове документи имат своя собствена информационна единица. Те са основен елемент от вътрешната организация на всяка стопанска дейност и предоставяне на взаимодействието на нейните бизнес единици. Текущ и точна информация - това е в основата на управленски решения. Документи от различни видове в същото време изпълняват функцията в производство по предмета на труда и неговите резултати.
Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието
Какво е документ?
Всички официални документи има редица външни характеристики, които я идентифицират своята принадлежност към една или друга форма. Това може да е форма и размер, вида на носещ материал, данните на процеса капаче елементи от дизайна.
Събирането на данни за формата на документа (форма). Почти всеки документ има свой образец - набор от задължителни данни и в определена последователност.
Защо се класифицират по вид документи?
Класирането е разделението на видове услуги на ценни книжа въз основа на признаци на приликите и разликите. Това е необходимо в съвременното водене на документация за определяне на принципите на рисуване и конструктивна документация, определяне на оптимални форми и методи на работа.
Основната цел на класификация - да се увеличи ефикасността и ефективността на административния апарат. Това помага да се гарантира бързо търсене в документален масив ускорява технически процеси, изпълнение и контрол.
Класификация трябва да се обединят официалните документи. Той служи като основа за развитието на автоматизирани офис системи, разработване на общи правила за подготовката и документация, създаване на шаблони и шаблони текстове.
Видове документи и класирането им в производство
Модерните офис услуги, които се занимават основно с официални документи. Те са юридически или физически лица за изпълнение на основните функции на управление: счетоводство, планиране, финансиране, възлагане на обществени поръчки, прогнозиране и контрол.
В допълнение към произхода, има много причини за подбиране на основните видове документи в офис работа:
Сред видовете документи в общото чиновническа работа е прието да се разпределят на организационно и административно, препратката и информация и персонал (на персонал).
Организационни и административни документи
За този вид, в съответствие с документацията за управление на класификатор Obschebolgarskomu включва: заповеди, наредби, решения, заповеди. Този тип офис хартия, използвана за документиране на дейността на организациите, които принадлежат към различни нива на контрол или власт, както и неправителствени институции. В тази група са: най-устройствени документи на предприятието и актове, регулиращи текущата дейност. Процедура за административно вземане на решения в дадена фирма (ако се вземе решение edinonachalno или колективно), определя избора на конкретен метод за документиране на административни дейности, офис технологии.
Например, първото лице на дружеството, което издава заповеди и инструкции. Негови заместници и ръководителите на основните организационни единици - инструкции и упътване. Ако административният проблемът е решен колективно (например съвет на директорите), той документира поръчка или указ. В някои случаи, за подобряване на ефективността на работния процес в развитието на проекта участва работна група или комисия, съставена от експерти и практици.
Референтен и информация документация
Тази група включва: официални писма, бележки, меморандуми, сертификати, свидетелства, доклади, телеграми, факсове, доклади, прогнози и анализи.
Главната особеност на този тип е, че хартията не може да изисква принудително изпълнение. В основата на вземането на решения въз основа на тази група може да бъде само водач резолюция.