Как да се организира документи

Организиране на документи, се установи дали вашите фирми, организации отдалечени офиси или клонове, да са наясно с този факт и осигурява механизъм за взаимодействие с тези лица. Система за правосъдието, те трябва да са идентични с главния офис, за да се избегнат проблеми с регистрацията и документация.

Във всяка структурна единица за разпределяне на специален отдел персонал, който ще изпълнява водене на документацията. Ако това не е възможно, тогава възлага член на персонала, който ще комбинира основната им функция работа Кларк.

Определяне на броя и обхвата на случаите, които ще лекува всички входящи, изходящи и вътрешни документи. Ако този документ от по-висока (главата) на организацията, а след това те идват на ръководителя; документите подчинени организации трябва да действат за заместник-началник на контрол на работата с тях. Съответно, жалбите на гражданите - че заместникът на които задължението за работа с населението.

Идентифицирайте диапазона от кореспонденти, създайте класификатор, в която ще бъде в състояние незабавно да се определи до каква кореспонденция група се отнася този документ. Например, за публичните органи да зададете код 01, за организация писма родител - код 02, за доставчици - код 03, за клиентите - Code 04, и т.н. Това ще помогне за оптимизиране на движението на документи в рамките на организацията.

Определя се в каква форма ще се извършва документи - в списание или карта. И двете форми се прилагат в специални програми на електронни документи. Ако все още не може да си купи такава програма, използване на електронни документи, дневници за регистрация, те могат да бъдат издадени на Excel.

Правилно организира документи - един от компонентите на успеха на всички (дори малки) компании. В крайна сметка, как се издават основни документи (заповеди, инструкции, писма и т.н.) Зависи първо впечатление бизнес партньори. Също така е важно колко бързо минава потока от входящи, изходящи и вътрешни документи.

За управление на документи в предприятието трябва да изпълни конкретна работник. Ако компанията не е много голямо - секретарка, административен сътрудник. Ако организацията включва повече от една единица (особено ако те имат друго географско местоположение), организиран от офиса на Dow (софтуер за управление на документален филм).
Това, че те се развиват, опериращи на насоки за управление на записи, да ги обработи, да направи промени. При изготвянето на документа за основа можем да вземем "Правилата производство във федералните органи на изпълнителната власт."

Това е важно, тъй като решаващ етап След инструкции за офис документите за одобряване на компанията, трябва да отговарят на определен стил на:
- подробности за местоположение (надлъжна, ъгловата);
- корпоративен шрифт;
- формат (размер хартия, отстояние).

В допълнение компанията проби бланки на в ръководството трябва да отразяват въпроси като организацията на регистрацията на входящи / изходящи документи; организиране на контрола върху изпълнението на документи и решения; подготовка и предаване на документи на архива и така нататък.

Образуване на папките, в които документите са представени в тези теми трябва да бъде в съответствие с номенклатурата на нещата. Тя е разработена от лицето, отговорно за провеждане на процедури, въз основа на "Списъка на типични административни документи, генерирани в организацията, с посочване на срока на годност".

Поради факта, че се работи върху развитието на границите на обема на случаи това изисква обширни познания, работата по него правилно организирана с участието на представители на отделните услуги и ведомства. Те съставени списъци на случаи (също показващи срока на годност), които се образуват в дадена услуга или отдел, и услугата прави POC консолидирани номенклатурата на нещата в предприятието.

Но дори и ако досега за придобиване на EDS вашия бизнес не може да си позволи, да получите помощ от стандартните програми на Microsoft Office. Използването на конвенционални средства за Word, Excel, PowerPoint е напълно възможно да се организира документи в съответствие с изискванията на корпоративна идентичност, създаден електронен документ.