Нормативна база и методически кабинет
Както знаете, документи - този вид бизнес, предоставяне на документи и организиране на официални документи. Нормативна база и методически кабинет - е набор от изисквания, правила, разпоредби и препоръки за изготвяне на документи и работа с установените правила, стандарти, инструкции и наръчници.
Нормативна база и методически кабинет регулира:
- правила за вземане на документи;
- правила за работа с документи;
- съхраняване на документи;
- разпореди прехвърлянето на документи архивиране;
- офис работни услуги (функции, структура, членки);
- въвеждането на нови информационни технологии в работата с документи;
- документи, като на врата, за да ограничи достъпа;
- правни аспекти, свързани с документите, както и други въпроси.
Документът има за правна последица, ако е издаден в съответствие с общоприетите правила за създаване и дизайн. Всички организации и институции следва да бъдат унифицирани правила за документите за регистрация от същия тип, тоест, трябва да бъдат ясно дефинирани, как да създадете документ, който детайли трябва да бъде някой, който има право да подпише и какво пресата трябва да сертифицират своята автентичност. Това нормативната и методическа основа офис установява тези правила.
Компонентите на регулаторната рамка на офис са:
- закони и нормативни актове на Република България;
- държавни и браншови стандарти;
- подзаконови актове;
- правителствени и индустриални класификации;
- Системата за състоянието на управлението на документите (Несъстоятелност);
- инструкция за работа в офис на дадена фирма.
Законодателните и нормативни актове в областта на информация и документация, включват:
- Българското законодателство;
- постановления и заповеди на председателя;
- решения и разпореждания на правителството;
- правни актове на федералните органи на изпълнителната власт (министерства, комисии, услуги, агенции и т.н.) - както публични, така и институционален характер;
- правни актове на правителството и органите на изпълнителната власт на България, териториални образувания, които регулират въпросите за управление на записи;
- правни актове на регулаторната и насоки природата.
Тези документи имат най-висок приоритет и федерални значение. Да разгледаме примери за такива документи.
В съответствие с изискванията на Закона "На стандартизация" държавни стандарти се Gosstandart. Основни стандарти в областта на управлението на документите:
Нормативни документи за работа се използват за определяне на броя на служителите, размера на изчисляване на времето за изпълнение на конкретни задачи и определя обема на извършената работа. В момента има няколко правила.
Нормативна част от този документ съдържа:
а) стандартното време за заплащане за работа по управление на документи (обработка, регистрация, регистрационен номер и контрол на изпълнението на документи, провеждане на карти и т.н.) ...
б) отнема много време правила за работни архиви персонал (каталогизация, създаване на справочни издания на архиви, счетоводни документи, контролира нататък и така нататък. г.).
а) стандартно време за работа по управление на документи (, развитие на длъжностните, номенклатурата на организацията работи, стандартизирани форми и видове текстови документи и т.н.) ...
б) стандартно време за работата, извършена по време на експлоатация на автоматизирани архивни технологии (изготвяне на статистически отчети, заявки за търсене на документи, и така нататък. д.).
В района класификации са разделени на obschebolgarskie, индустриални класификации и предприятия. Сферата на офис включва следните класификации:
- документация Obschebolgarsky управление класификатор (OKUD);
- Obschebolgarsky класификатор на предприятия и организации (БУЛСТАТ);
- Obschebolgarsky на професиите на работниците, мнения на работниците и служителите и категории на заплатите (OKPDTR).
Системата за състоянието на управлението на документите (Несъстоятелност) беше приета през 1988 г. като набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания за предоставяне на дейности по управление на документи и за работа с документи. Основната цел на Несъстоятелност - оптимизиране на работния процес, намаляване на количеството и подобряване на качеството на документи, създаване на условия за ефективно използване на напреднали техническо оборудване и технологии за събиране, обработка и анализ на информация, подобряване на апаратурата за контрол. Несъстоятелност и е разделен на четири тематични секции.
- Документиране на управленската дейност - включва следните разпоредби:
а) Състав на административни документи;
б) процедурата за хармонизиране и стандартизацията на административни документи;
в) регистриране на данни за административни документи, включително и за машинно четене;
г) общи изисквания за подготовката на текстовете на административни документи.
- Организацията на работата с документи (за управление на документи) - установява принципи и процедури:
а) документ на организацията;
б) изграждане на система за извличане на информация (IRS) за документи;
в) следи за изпълнението на документи;
г) изготвяне на документи за прехвърляне на ведомствените архиви за съхранение.
- Механизация и автоматизация на работата с документи.
- Организация на обслужване на управление на документи.
Основните цели на Несъстоятелност се състоят в оптимизиране на работния процес на организация, в намаляването на количеството и подобряване на качеството на документи, както и да се създадат благоприятни условия за използването на модерни технологии и обработка на информационните технологии. По този начин се постига подобрение на устройството за управление.
На практика, разпоредбите, въведени от стандарти Несъстоятелност, указания, наредби, процедури, препоръки относно различни аспекти, както и чрез обединяването на формата и състава на управлението на документи. Инструкция за офис работа на дадена фирма, включва:
- общи разпоредби;
- процедурата за изготвяне и регистрация на официални документи;
- процедурата за допускане, регистриране и отчитане на входящи документи;
- изпълнение на контрола документи;
- Работа с изходящи документи;
- как се работи с вътрешни документи;
- изготвяне случаи номенклатура;
- правила за вътрешните работи;
- За да се гарантира запазването на документи;
- процедурата за подготовка и предаване на архивирането на документи.
По този начин, регулаторна и методическа основа офис регламентира създаването и разпространението на документи, описва структурата и функциите на офис услуги.