Документ - понятие и видове
Документът произход, най-вече за осигуряване на информация и да я даде правна сила.
ГОСТ 51141-98 ни дава следното определение:
Документ (информационен документ) - фиксирана на материален носител на информация с подробности, позволяващи идентификацията му.
Документът определя като фиксирана в материален носител идентифицираща информация, създадена, получена и съхранявана от организация или лице, като доказателство в потвърждение на правните задължения или бизнес дейности.
Същността, атрибути и свойства на документ
Както може да се види от определенията, всички те се подчертае същността на информационния документ.
Информацията за фиксиране на документи (показване), като по този начин се гарантира опазването й и натрупване, възможността за прехвърляне на друго лице, повторна употреба, върнете се към информацията за времето.
Документирана носител на информация - материален обект, използван за закрепване върху тях и съхранение на словото, аудио или информация за изображението включително трансформира изображението.
Както медии. документ служи като основен елемент от вътрешната организация на всяка институция, предприятие, фирма, предоставяща безшевна оперативна съвместимост на техните части. Информацията е в основата на управленските решения, това е доказателство за тяхната ефективност и източникът на обобщения, както и материали за справка и изследователска работа. В дейностите по управление на документи и служи като предмет на труда, и в резултат на работата, тъй като решението е записано, той е прикрепен към документа.
Външни признаци на документи - знаци, отговарящи на формата и размера на документа, на средата за съхранение, метод на запис, дизайнерски елементи.
Правно действие на документа - собственост на официален документ, изпратен до него от приложимото законодателство, компетентност, издава неговия авторитет и установена процедура за регистрация.
подробности за документа
В ГОСТ 351141-98 за условията и определенията, дадени подробности за документа, наречен "задължителен елемент от дизайна на официалния документ."
Различни документи са съставени от различен набор от данни. Броят на детайли, които са характерни за документите, определени от целите на създаването на документ, неговото предназначение, на изискванията на съдържанието и формата на настоящия документ, техническата документация метод.
Много документи имат строго ограничен брой детайли. Липсваща или неправилно посочване на подпори в документа за обслужване прави документа невалиден.
формуляр на документа
Един документ - един-единствен акт на документиране. Но дейността на институцията, е направена и призната съвкупността от редица документи по определен начин на взаимодействие, обикновено свързани с ръководни функции. "Събирането на документите, въз основа на свързаната с произход, дестинация, вид, обхват, единни изисквания за регистрация" на документацията на системата.
класификация на документи
Всички различни документи, сектор за управление на услугите, могат да бъдат класифицирани по различни причини.
Видове документи за произход:- личен произход;
- официален.
Лични документи - документ, създаден от човек извън обхвата на официалната си дейност или изпълнение на обществени задължения.
Лични документи включват лична кореспонденция, лични мемоари и дневници. Те са създадени в частния живот, извън сферата на сервизната дейност или изпълнение на обществени задължения.
Бяла книга - документ, създаден юридическо или физическо лице, проектирани и сертифицирани по предписания начин.
Сред официалните документи на групата изолиран индивид - доказателство за самоличност (паспорт, разрешително за пребиваване), специалност, образование (диплома, удостоверение), трудов опит (работа книга), и др.
Администрация услуги, са склонни да работят с официални документи, по-голямата част от които са административни документи. Административни документи са създадени за изпълнението на функциите по управление като планиране, прогнозиране, финанси, счетоводство, контрол, обществени поръчки и други.
Официални документи - официален документ, използван в текущата дейност на организацията.
Управлението на всяка организация има писмени (текст) документи, създадени на ръка, на пишеща машина, както и електронни документи. Clerical услуга зает обработка и съхранение е на такива документи. Ако организацията използва други документи (например, снимки или графични документи), тяхната обработка и създаване обработват от специализирани звена.
Канцеларски хартия - написана на ръка или машинопис документ, който текст е пренаписан за изготвяне на документ или писмено, без задрасквания и поправки.
Видове документи в зависимост от съотношението на блока за управление:- входящо (получена от организацията);
- изходящи (изпратено от организацията);
- вътрешен (произведени в рамките на организацията и се използва в вътрешни връзки).
- Съвкупността от тези документи представлява обект на изследванията.
- прост;
- комплекс.
Прости документи (като букви, изрази) съдържат изявление на въпроса. Сложни документи включват няколко въпроса, те могат да се отнасят до няколко служители, отдели, агенции (например поръчки. Протоколи. Укази, решения, наредби, инструкции).
За да се ограничи достъп до документи се разделят на:- тайна;
- за служебно ползване;
- некласифициран (общо).
Тайни документи, предоставени със специална бележка и класификация за сигурност. Използването на такива документи и работа с тях се извършва по специална технология и изисква специално разрешение. Документи за вътрешна употреба, съдържаща некласифицирана информация могат да се използват служители на институцията. Такива документи са с печат с надпис "За служебно ползване".
Видове документи в съответствие с метода на текста:- физическо лице;
- ситопечат;
- Типичен.
Стандартните документи се използват, за да се документира и същи тип (повтарящи се) ситуации, те са на базата на извадка (като стандартни писма, инструкции, договори и т.н.). В Documentology метод писане се използва за създаване на типови документи и текстове, т.е. проби или стандарти, въз основа на кои конкретни документи. Typovoy текст - примерен текст, въз основа на които са в следния текст със същото съдържание.
От степента на достоверност на документа, се разделя на:- Оригинали (оригинали);
- копия;
- дубликати.
Оригиналът (официално) документ - първия или на едно копие от официален документ,
Дубликат на документа - второ копие на оригиналния документ, правно обвързващ
Копие от документа - документ, който напълно пресъздава информацията на оригиналния документ и всички негови външни белези или някои от тях, които нямат правна сила
Заверено копие на документа - копие от документа, които в съответствие с установените процедури, остави необходимите подробности, придаде правна сила, за да го
Дублет документ - копие от копие от документа. Дубликат - копие от официален документ, правно обвързващ и се придружава от оригинален надпис "дубликат".
Осъществяване на дубликати, практикувани в случай на загуба на оригинала; например, в случай на загуба на трудовия стаж на HR служител работодател е задължен да издаде на него дубликат на работната книга.
Според условията на документи за съхранение се разделят на:- постоянни регистри;
- дългосрочно (над 10 години);
- време (до 10 години) за съхранение.
Срокът на годност на документите се определя от Федералния архив и фиксирани в списъка на документите се посочва срок на съхранение.
